Beekenkamp Groep aan de slag met Power BI!

De overtuiging dat een BI tool veel te bieden had was er, onder andere bij Nol Schrijvers, al een aantal jaren. Hoe dit precies van de grond moest komen en hoe dit geënthousiasmeerd moest worden binnen de organisatie was echter de uitdaging!

Na het zien van drie demo’s van verschillende leveranciers met verschillende BI tools is er uiteindelijk gekozen voor Power BI in combinatie met LinkThings. Waarbij de no-nonsense-aanpak en niet eerst dure rapporten en analyses, maar snel resultaten werkwijze de doorslag gaf.

Beekenkamp, een begrip in de tuinbouw. Een familiebedrijf pur sang, met sinds 1951 ruim 2.600 medewerkers wereldwijd, een productie van meer dan 2 miljard jonge planten per jaar en een totaal areaal aan kassen van 90 hectare. Actief op alle continenten (behalve de Arctische landen) en kantoren in Nederland, Frankrijk, Afrika, Zuid Amerika en Azië. Beekenkamp Groep bundelt haar krachten in vier divisies.

Deliflor Chrysanten

Deliflor is de grootste chrysanten veredelaar wereldwijd. Zij streven ernaar rassen te ontwikkelen die bijdragen aan een rendabele chrysantenteelt en verrassend zijn in kleur, vorm en toepassingsmogelijkheden. Met meerdere stekproductielocaties in Ethiopië en Oeganda creëren zij betrouwbaar stekmateriaal welke aan hoge kwaliteitseisen voldoet.

Ornamentals

Dé veredelaar van Begonia (binnen-en buitencultuur), Dahlia, Celosia, Poinsettia, Campanula, Lavandula en vermeerderaar van Cyclamen, Platycodon en diverse andere pot-en tuinplanten. Met een wereldwijde afzet van 350 miljoen planten per jaar onderscheiden zij zich door uniforme kwaliteit en hoge teeltkennis.

Vegetables

Al meer dan 60 jaar ervaring in de opkweek en verkoop van jonge koude en warme groenteplanten in perskluiten, trays en steenwol. Meer dan 600 miljoen jonge planten van wel 1.500 verschillende blad-, kool-en vruchtgewassen vinden jaarlijks via Beekenkamp Vegetables de weg naar glas-en vollegrondskwekers in Europa.

Verpakkingen

Van kunststof kratten, substraatbakken tot palletboxen. Beekenkamp Verpakkingen is al meer dan 35 jaar innovator en ontwikkelaar van kunststofproducten in de tuinbouwsector. Met haar producten voor opkweek realiseren zij de basis voor fruit- en groenteteelt.

Starten met Power BI

Nol Schrijvers, Hoofd ICT, “Ik was er van overtuigd dat een BI-tool ons veel zou brengen. Ik was ervan overtuigd dat een BI-tool ons veel zou brengen. Ik heb daarom demo’s laten geven door 3 bedrijven om onze mensen enthousiast te maken, waarbij twee toonaangevende producten Power BI en Qlik te zien waren.

Daarna zijn we gestart met LinkThings om te ervaren wat een BI tool voor ons kan betekenen en wat voor impact dit heeft op gehele organisatie.”

Samenwerking en verwachtingen

“Jeroen van der Ark (Business controller bij Beekenkamp Plants) heeft heel veel input gegeven inzake welke dashboards handig voor ons zouden kunnen zijn. De klik tussen Jeroen, Jay en ICT heeft voor goede resultaten gezorgd. LinkThings past erg goed bij Beekenkamp. Een no-nonsense-aanpak en niet eerst dure rapporten en analyses, maar snel resultaten. Dus erg pragmatisch aan de slag en dus vrij snel de eerste resultaten. Inmiddels zijn de verkoop-dashboards voor alle divisies operationeel en ook zijn de finance rapportages zo goed als af. Daarnaast zijn de eerste productiedashboards ook omarmt. De opleveringen hebben ruim voldaan aan de verwachtingen”

Ervaringen van betrokken personen binnen BKG

“Het is belangrijk dat je van te voren gedetailleerd definieert welke overzichten er gewenst zijn, welke data daar voor nodig is en voor wie de overzichten bedoeld zijn.

Als alle data beschikbaar is, is het belangrijk om een goed datamodel te maken, zodat alle veranderingen ook direct zichtbaar worden in Power BI. In deze twee stappen zit verreweg de meeste tijd, maar deze tijd verdien je later in het proces dubbel en dwars terug. Een ander bijkomend voordeel is dat namen van klanten, landen, rassen, vertegenwoordigers, grootboekrekeningen etc. er altijd op dezelfde manier uitkomen waardoor het bij elkaar voegen van data en het rapporteren over meerdere administraties een stuk betrouwbaarder en eenvoudiger is geworden.

Wij kwamen er achter dat sommige data bij ons intern niet beschikbaar was, dat zijn we vanaf dat moment direct vast gaan leggen. Hierdoor wordt onze interne informatieopslag ook beter.

Als het datamodel staat kun je de dashboards snel en makkelijk kopiëren naar andere onderdelen van de groep. Hierdoor hebben we nu dagelijks up-to-date inzicht in cijfers die voor iedereen relevant zijn.”

Daarbij hebben we ook de keuze gemaakt om gebruik te maken van een Datawarehouse. Zonder deze tussenkomst loop je al snel tegen de limieten van datatransformatie in Power BI zelf aan. Dit in combinatie met het LinkThings portal zorgt ervoor dat het dashboard veel sneller en is de data ook veel sneller te exporteren is naar verschillende formats.

De laatste stap is om iedereen er mee te laten werken. Daar zullen we nu tijd in moeten steken.

Voor de personen binnen de organisatie die verantwoordelijk zijn voor het maken van de rapportages scheelt dit iedere week heel veel tijd die nu nuttiger gebruikt kan worden. Aan de andere kant hebben alle gebruikers nu op ieder moment van de week de meest eup-to-date informatie tot hun beschikking en op een veel gedetailleerdere manier. Zo kunnen we het daarnaast via meerdere apparaten overal ter wereld oproepen. Een win-win situatie dus."

Dashboarding staat nooit stil! Wat is de gedachte voor de toekomst?

We gaan over naar een nieuw ERP systeem, dus zal er de komende twee jaren volop gebruik gemaakt worden van de huidige dashboards. De behoefte is voor nu even ingevuld, maar het gebruiken van de huidige dashboards, creëert automatisch meer vragen. Die gaan we volop aanpakken na de overgang van ons nieuwe ERP systeem.

Op dit moment hebben we sales en finance zo goed als afgerond. Daarnaast zijn we gestart met productie. Daarna zullen er nog dashboards gemaakt worden voor debiteuren-beheer, inkoop en order-to-cash.

Als deze dashboards staan zouden we graag verder gaan met het koppelen van extern beschikbare data om te achterhalen of er correlaties te ontdekken zijn waardoor wij onze werkzaamheden in de nabije toekomst kunnen gaan voorspellen waardoor we eerder in staat zijn om (bij) te sturen.