Informatie delen door middel van Power BI

Informatie delen is cruciaal voor elke organisatie, maar het kan een tijdrovende en risicovolle taak zijn als het niet goed wordt beheerd. Wij zien dat veel bedrijven nog steeds vertrouwen op enorme Excel-bestanden en papieren lijsten om informatie te verspreiden. Dit brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zoals inconsistentie in rapporten en moeilijkheden bij het interpreteren van cijfers. Gelukkig biedt Power BI krachtige oplossingen voor deze problemen. In deze tekst zullen we de voordelen en mogelijkheden van informatie delen met Power BI in plaats Excel nader toelichten.

Problemen en oplossingen Excel

Excel kan natuurlijk prima gebruikt worden. Echter kunnen er wat problemen optreden. Daarbij geven we nog wat tips voor het veilig delen van Excel bestanden.

Problemen bij het delen van excel-bestanden

Excel is een veel gebruikte tool voor gegevensanalyse en rapportage. Hoewel het krachtig is, kunnen de uitdagingen van het delen van Excel-bestanden niet worden genegeerd.

Het delen van Excel-bestanden kan leiden tot:

• Versieproblemen: Als meerdere mensen aan hetzelfde Excel-bestand werken, kunnen er versieproblemen ontstaan, wat leidt tot verwarring en fouten.
• Beveiligingsrisico's: Het delen van Excel-bestanden via e-mail of gedeelde schijven kan leiden tot beveiligingsrisico's, vooral als het gevoelige informatie bevat.

Excel-bestanden veilig delen met meerdere gebruikers

Het delen van Excel-bestanden met meerdere gebruikers kan lastig zijn, maar er zijn manieren om dit proces te stroomlijnen.

• Gebruik van cloudopslag: Door Excel-bestanden in de cloud op te slaan (bijvoorbeeld met Microsoft OneDrive), kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken zonder conflicten.
• Beveiligingsinstellingen: Gebruik beveiligingsinstellingen om de toegang tot Excel-bestanden te beheren en gevoelige informatie te beschermen.

Voordelen van Power BI

Power BI heeft een stuk meer te bieden als het gaat over efficiëntie, veiligheid uniformiteit etc. Daarom lichten we hier al deze voordelen ook nog toe.

Efficiënte informatiedeling met Power BI

Het delen van informatie kan een complex proces zijn, vooral als het gaat om het verspreiden van rapporten en dashboards. Power BI is een krachtige tool waarmee je op een efficiënte en geautomatiseerde manier informatie kunt delen binnen je organisatie.

Met Power BI kan je:

• Power BI rapporten maken: Power BI stelt je in staat om dynamische en visueel aantrekkelijke rapporten te maken op basis van je gegevens. Deze rapporten kunnen gegevens uit verschillende bronnen integreren en eenvoudig worden bijgewerkt.
• Informatie delen binnen je organisatie: Je kunt Power BI-rapporten eenvoudig delen met collega's binnen je organisatie. Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde up-to-date informatie.
• Gegevens interactief presenteren: Met Power BI kan je gegevens interactief verkennen en analyseren. Dit maakt het gemakkelijker om trends en inzichten te ontdekken. Ook kan je makkelijker datagestuurde beslissingen maken.

Power BI rapporten delen buiten je organisatie

Soms moet je informatie delen met externe belanghebbenden, zoals klanten, partners of leveranciers. Power BI biedt ook oplossingen voor het delen van rapporten buiten je organisatie.

• Externe deling: Met Power BI kan je rapporten delen met externe gebruikers via beveiligde links. Je behoudt zelf de controle over wie toegang heeft tot je gegevens.
• Interactieve deling: Externe gebruikers kunnen interactief met de rapporten werken zonder Power BI-licentie.

Vereenvoudig het delen van informatie

Het stroomlijnen van het delen van informatie is essentieel om tijd te besparen en fouten te minimaliseren.

• Automatisering: Zowel Power BI als Excel bieden automatiseringsmogelijkheden om rapporten op vaste tijdstippen bij te werken en te delen.
• Uniformiteit: Met Power BI kan je sjablonen maken voor rapporten om uniformiteit te waarborgen.
• Begeleiding: Het is verstandig om training te bieden en richtlijnen te geven aan medewerkers over het juiste gebruik van Power BI om verwarring te voorkomen.

Het belang van up-to-date inzichten

Het hebben van up-to-date inzichten is essentieel voor weloverwogen besluitvorming.

• Real-time updates: Power BI kan je gegevens in real-time bijwerken, zodat iedereen toegang heeft tot de meest recente informatie.
• Geautomatiseerde herinneringen: Stel automatische herinneringen in voor het bijwerken van Excel-bestanden om ervoor te zorgen dat de informatie actueel blijft.

Voorkom interpretatieproblemen

Het interpreteren van gegevens kan subjectief zijn, maar er zijn manieren om interpretatieproblemen te minimaliseren.

• Datavisualisatie: Gebruik grafieken en diagrammen in Power BI om gegevens visueel te presenteren, waardoor ze gemakkelijker te begrijpen zijn.
• Gebruik van notities: Voeg contextuele notities toe aan rapporten om de betekenis achter de cijfers te verduidelijken.

Een praktijkvoorbeeld

Om de voordelen van Power BI en Excel in actie te zien is het goed om naar een kort voorbeeld te kijken.

Stelt je voor dat je een financieel manager bent bij een groeiend bedrijf. Je moet regelmatig financiële rapporten delen met het managementteam, externe investeerders en je boekhoudteam. In het verleden gebruikte je Excel-spreadsheets om deze rapporten te maken en te delen. Dit leidde echter tot problemen met versiebeheer, beveiliging en verwarring bij het interpreteren van de gegevens.

Nu kan je Power BI gebruiken om geavanceerde financiële dashboards te maken. Je kunt gegevens van verschillende bronnen integreren en dynamische rapporten genereren. Bovendien kan je deze rapporten gemakkelijk delen met je collega’s binnen de organisatie en externe investeerders/ aandeelhouders. Iedereen heeft nu toegang tot dezelfde actuele informatie. Dankzij de visuele presentatie van gegevens is de interpretatie eenvoudiger geworden. Dit kan de efficiënte en effectiviteit van je financiële rapportagegegevens aanzienlijk verbeteren.

Benieuwd hoe dit precies in de praktijk gaat? Neem hier contact met ons op en we bespreken graag te mogelijkheden!