Home of People kiest voor IT versnelling

“Solutions Group lanceert nieuwe naam groepsnaam: ‘Home of People’ en geeft startschot voor verdere groei in uitzendbranche.” Misschien heb je het wel al voorbij zien komen? Maar toen wij dit hoorden, waren we erg enthousiast! Door deze naamswijziging heeft Home of People het startschot gegeven voor een periode van versnelling. Ook op het gebied van IT werd nagedacht over een versnelling.

Om een versnelling te maken binnen de IT-omgeving heeft Home of People LinkThings ingeschakeld. Home of People werkt met het softwarepakket Plan4Flex. Deze software ondersteunt de operationele processen van inschrijving tot loonstrook voor uitzendbureaus. Wij, als LinkThings, maken de data vanuit Plan4Flex waardevol via visuele en interactieve Power BI dashboards. Dit doen wij voor veel uitzendbureaus die werken met Plan4Flex en nu ook voor Home of People.

Plan4Flex, Exact Online en Easyflex

Naast dat wij de Business Intelligence (BI) voor het operationeel softwarepakket (Plan4Flex) en de verlonings-en facturatiesoftware (Easyflex) voor Home of People hebben ingericht, hebben wij afgelopen jaar ook hun financiële softwarepakket (Exact Online) aangepakt. Mario Timmerman (CFO) is financieel verantwoordelijk bij Home of People. Hij wilde meer en sneller inzicht, maar was veel tijd kwijt aan het opstellen van financiële rapportages. De groei van Home of People zorgt ervoor dat het opstellen van de financiële rapportages steeds complexer is geworden en meer tijd kost.

Tijd winnen

De vraag was hoe Exact Online optimaal ingericht kan worden, zodat ook het BI proces voor de groep en per bedrijf functioneert en waarbij het proces ook schaalbaar is. Mario en Stanley hebben hierin gezamenlijk opgetrokken. Mario zorgde voor een uniforme financiële structuur en Stanley zocht de mogelijkheden binnen Exact Online uit. Het doel was vooral om tijd te winnen (efficiency), relevantie verhogen (dagelijks inzicht), snel te schakelen tussen administraties en het kunnen blootleggen van bijzonderheden/aandachtpunten.

Het proces

We zijn gestart met  het doorspreken van huidige proces bij Home of People. Dit hielp ons om meer inzicht in opbouw van de financiële rapportages te krijgen. Al snel kwamen we tot de conclusie we meerwaarde konden leveren.

Door de uniforme inrichting in Exact waren we snel in staat om de vennootschappelijke rapportages op te stellen en aan te sluiten op de huidige rapportages.  Vervolgens stonden we voor de uitdaging om ook de geconsolideerde rapportage na te bootsen in Power BI. Hier nam de complexiteit toe, met name vanwege de omvang van de groep en de transacties tussen de onderlinge groepsonderdelen.  Na het testen van een aantal inrichtingsmogelijkheden lag de oplossing uiteindelijk in het groeperen van relaties per administratie. Samen met Mario hebben we groepen binnen de organisatiestructuur geïdentificeerd en zijn deze groepen in het proces geïmplementeerd.

Eindresultaat

In het eindresultaat is zeker het doel behaald. In de portal heeft Mario voor Home of People een aantal standaard filters ingesteld. Hiermee kan Home of People met één klik wisselen tussen de geconsolideerde cijfers, de cijfers van de sub consolidaties en ook die van de individuele bedrijven.

Stanley: “De samenwerking met Home of People is snel en makkelijk schakelen. We spreken dezelfde taal als het gaat om Power BI en inzicht in financiële structuur. Stapsgewijs hebben we alles opgebouwd en door de inzet van Mario is het allemaal top ingericht.” Een leuk feitje is dat Mario drie maanden lang na oplevering van de financiële dashboards ook zijn eigen Excel bestanden heeft bijgehouden. Hij wilde zien of alles wat in het dashboard stond klopte met zijn opgestelde rapportages. Ook gaf dit vertrouwen voor Mario als validatie van de dashboards. Wat bleek is dat het dashboard 100% betrouwbaar is!

Mario aan het woord

“De samenwerking met LinkThings ervaar ik als zeer prettig. Dit komt voornamelijk door het enthousiasme dat jullie uitstralen, de gedegen kennis en het doel om ons écht verder te helpen. Jullie team staat zelf ook open voor feedback en verdere ontwikkeling en dat is erg sterk in mijn ogen. Ook vinden wij jullie huisstijl erg tof en zou ik jullie omschrijven als echte doorpakkers!

In september 2022 zijn Hans Pruis en ik ingestapt onder andere met als doel om Home of People verder te ontwikkelen. Een van die doelen was om Home of People een meer data-gedreven organisatie te maken, met behoud van oog voor de mens (we zijn tenslotte een uitzendorganisatie). Hans met focus op de operatie en commercie en ik met de focus op finance en business control. Waar we tegenaan liepen is dat er nog weinig operationele en financiële sturingsinformatie aanwezig was. Dit terwijl op dit gebied veel kansen lagen, wij verwerken namelijk een grote hoeveelheid gegevens. Hierdoor ontbraken voor ons inzichten op bepaalde gebieden, als ook informatie om beslissingen op te nemen. Daarnaast nam de complexiteit van de groepsstructuur toe, wat het handmatig opstellen van maandcijfers tijdrovend en foutgevoelig maakte.

Inmiddels zijn we een heel eind in de ontwikkeling van diverse dashboards en zien we ook een verandering van gedrag van mensen. Beslissingen worden meer op basis van rationele gegevens/ data genomen en minder vanuit het onderbuikgevoel. Het is ook gewoon prettig om een goed werkend raamwerk te hebben staan.”